Gérer plusieurs clients

C’est merveilleux d’être la patronne, n’est-ce pas? …Mais, l’êtes-vous vraiment?

Les adjointes virtuelles travaillent souvent avec plusieurs clients en même temps. C’est plus commun d’avoir plusieurs clients que de n’en avoir qu’un ou deux (une fois votre entreprise bien établie, évidemment!)

Alors que faites-vous quand tout le monde veut quelque chose au même moment?

Bien que vous soyez la patronne dans votre entreprise, il arrive souvent que ce soit les clients qui gèrent votre temps.

Alors, comment faites-vous pour gérer un « patron » à la fois?

C’est simple… ça prend de la planification, de la clarté et une bonne communication.

Je mets souvent en garde les adjointes virtuelles qui sont très réactives avec leurs clients – c’est facile de créer une relation employeur-employée lorsqu’on collabore étroitement avec quelqu’un. Il est donc important de respecter les limites d’un partenariat.

Lorsque vous travaillez avec différentes personnes, elles ont différentes exigences, différents horaires et différents échéanciers.

Voici quelques conseils pour vous aider à gérer tout ça :

Bloquez du temps dans votre horaire pour le travail du client. Regroupez les projets pour un client et faites-les tous dans ce bloc de temps, afin de vous concentrer sur leur travail uniquement. Il n’est pas nécessaire de dire à un client que vous allez travailler sur ses projets « mardi de 13 h à 14 h » mais vous devriez les informer du moment où vous pourrez livrer le projet terminé.

Soyez précis sur la durée et les échéanciers. C’est votre responsabilité de vous assurer que vous savez combien de temps chacun/chacune des tâches et projets nécessite, et vous devez ensuite les appliquer à vos échéanciers afin d’honorer les ententes que vous avez avec tous vos clients. Si vous avez un client qui vous envoie des demandes de dernière minute, cela peut affecter votre horaire pour tous les autres clients qui, eux, respectent vos échéanciers.

Planifiez des réunions de production régulières. C’est important de communiquer avec vos clients au sujet des tâches habituelles que vous avez planifiées pour eux. Une courte réunion peut aider à clarifier les détails de la semaine à venir et tout le monde sera au diapason.

Protégez vos limites. Les limites sont importantes quand vous êtes travailleur autonome. Vous devez vous assurer que tous ceux qui vous entourent (vous aussi!) respectent ces limites, afin que vous puissiez accomplir ce qui doit être accompli, lorsque ça doit être fait. Si vous êtes comme moi, votre temps est précieux et vous voulez le maximiser. Assurez-vous alors d’avoir des limites claires quant à votre délai de livraison, vos échéanciers, les appels ou tout autre aspect, et respectez-les.

Soyez proactive. Lorsque vous ne faites pas de travail pour des clients, vous devriez quand même penser à vos clients. Assurez-vous qu’ils le savent. Si vous tombez sur quelque chose qui pourrait les intéresser (le style d’une infolettre, une page de vente percutante ou une idée d’article pour leur blogue), assurez-vous de leur transférer pour leur montrer que vous travaillez sur leur entreprise en dehors du temps consacré aux tâches. Ils veulent sentir qu’ils sont importants pour vous et que vous les valorisez.

Une bonne communication, de la clarté et de la planification vous aideront à avoir un horaire agréable et vous serez en mesure de vous occuper de plusieurs clients heureux chaque jour. Et, évidemment, vous rendrez la vraie patronne (vous), heureuse aussi!

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