Ce n’est presque plus un secret. J’aime les checklists. J’aime les créer et j’aime les utiliser.
Comme adjointe virtuelle, tu auras des défis à relever et les choses ne seront pas exactement pareilles d’un client à un autre. La solution que j’ai trouvée c’est la création d’un manuel de procédures et de checklists pour chaque projet.
Pourquoi les checklists sont importantes
La plupart des entrepreneurs et adjointes virtuelles dans mon entourage, attribuent leur productivité et leur succès à leur bonne utilisation de checklists. Que ce soit pour un gros projet ou quelque chose de simple, voici des raisons de créer des checklists :
Éviter les erreurs coûteuses : peu importe ton niveau de compétence, si tu es stressée ou que l’échéancier est serré, il y a de fortes chances que tu oublies une étape importante de ton projet.
Prendre de meilleures décisions : quand les délais sont serrés, que le projet requiert de la précision, tu dois être capable de prendre la bonne décision au bon moment.
Développer une discipline : les opinions varient quant au nombre de jours que ça prend pour qu’un comportement devienne une habitude. Si tu prends l’habitude de créer et suivre une liste, tu deviendras plus disciplinée et productive.
Voici quelques trucs pour que tu sois plus productive :
Constance : écris chaque élément de chaque tâche et fais-les dans le même ordre à chaque fois.
Crée un processus facile à suivre : garde une liste simple pour les tâches routinières et une liste détaillée lorsque nécessaire, selon la complexité du projet ou de la tâche.
Utilise un gestionnaire de tâches : en cochant les tâches complétées, tu seras en mesure de suivre ton progrès et de focaliser sur la tâche la plus importante. C’est particulièrement important pour les débutantes et pour celles qui commencent un nouveau projet. C’est super pratique quand on t’interrompt au milieu d’une tâche et que tu dois reprendre.
Teste et ajuste : chaque projet aura des tâches différentes. L’application que tu as l’habitude d’utiliser a peut-être changé, etc. Ta checklist ne sera peut-être pas parfaite, dès le départ. Teste et ajuste dès que c’est nécessaire.
Tu penses peut-être que tu sais ce qui doit être fait et que tu n’as donc pas besoin d’une liste. Une checklist assure que le travail soit fait de façon systématique et avec constance.
Créer des checklists te fera gagner du temps et te donnera la tranquillité d’esprit de savoir que tu n’as pas oublié d’étape importante. Et si tu n’es pas disponible pour quelque raison que ce soit, quelqu’un d’autre pourra suivre les étapes de ta checklist et compléter la tâche.
Alors, fais-tu des checklists?
