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Il y a quelque temps, je discutais avec une cliente et elle m’a dit « Ça fait plusieurs fois que je demande à mon adjointe virtuelle de préparer des documents de procédures en écrivant les étapes qu’elle fait pour X, Y, Z… et elle n’en a fait aucune ».

Ma première réaction a été de dire « Peut-être qu’elle ne sait pas comment ». La cliente m’a rassurée, en disant que son AV avait répondu savoir comment, qu’elle les ferait, mais qu’elle ne les faisait toujours pas.

« Peut-être qu’elle a peur que si elle prépare les documents de procédures, tu décides de le faire toi-même, et que tu n’aies alors plus besoin d’elle ».

Ma cliente n’en revenait pas. Ça ne lui avait même pas traversé l’esprit.

J’ai pu mettre le doigt sur la peur de l’adjointe virtuelle, parce que je suis passée par là. J’ai aussi eu peur qu’on me remplace si je préparais les documents de procédures pour les différentes tâches que je faisais pour mes clients.

Je me souviens d’une occasion où une cliente souhaitait réduire les frais, en assumant les tâches elle-même. Je lui ai remis les documents de procédures. Deux semaines plus tard, quand elle a compris ce que ça demandait comme travail, elle m’a dit de reprendre ces tâches que j’avais enlevées de mon forfait. 🙂

Vous n’avez pas à avoir peur de préparer des documents de procédures pour ce que vous faites pour vos clients. Les systèmes et procédures font gagner du temps, tout en permettant d’éviter les oublis. En plus, ils ajoutent à la valeur de vos services, parce que vous pouvez montrer à quel point vous êtes organisée et efficace. Pourquoi réinventer la roue à chaque fois?

Encore récemment, je n’avais pas de procédure écrite pour l’organisation des webinaires. J’avais tout dans ma tête. Quand j’écris que j’avais tout dans ma tête, ça veut dire que le client n’est même pas au courant de ce qu’il doit me fournir. Après avoir échangé plusieurs courriels qui auraient pu être évités, et l’impression frustrante de perdre mon temps, j’ai décidé de créer un document de procédures pour les webinaires comprenant tout, de la date et le titre du webinaire jusqu’à la page avec l’enregistrement une fois le webinaire terminé, en passant par tout ce que j’ai à préparer pour un webinaire, que ce soit celui d’un client ou le mien. D’ailleurs, ce document s’est avéré très pratique pour préparer le webinaire que j’ai fait avec Stéphanie Hétu.

De plus en plus d’entrepreneurs ont besoin qu’on mette en place des systèmes précis et efficaces pour eux. Ils trouvent ça rassurant, et les systèmes viennent souvent avec une autre activité que les clients adorent, l’au-to-ma-ti-sa-tion.

Le Programme Online Business Manager qualifiée comprend un module qui couvrira les 10 systèmes à connaître et mettre en place pour être efficace dans votre rôle d’OBM et un autre sur l’automatisation de l’entreprise.

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