Vous arrive-t-il, après une longue journée de travail, de vous demander ce que vous avez accompli? Vous êtes épuisée d’avoir travaillé dur toute la journée, et pourtant, vous avez peu de résultats à montrer. Et vous vous demandez peut-être « Comment ça se fait? »
Il y a plusieurs causes possibles lorsque vient le temps de cocher les items sur votre liste à la fin de la journée. Peut-être passez-vous trop de temps à recréer chaque proposition ou contrat, chaque formulaire, chaque lettre ou courriel à toutes les fois que vous en avez besoin. Ou encore, ça pourrait être parce que vos dossiers, votre équipement et votre espace de travail sont tellement éparpillés et désorganisés que vous mettez deux fois plus de temps pour faire les choses parce que devez chercher ce dont vous avez besoin. Et qu’en est-il de votre charge de travail? Avez-vous un plan de travail que vous suivez, ou faites-vous tellement de tâches parallèles, qu’il est impossible de focaliser sur une seule chose ?
Est-ce que ça ressemble à une de vos journées de travail? Si vous vous reconnaissez, j’ai un plan à vous proposer que vous pourrez mettre en application dès aujourd’hui, maintenant, qui vous aidera à augmenter votre productivité, réduire votre stress et vous permettre de cocher plusieurs items sur votre liste à la fin de la journée. Voici ces trois étapes faciles :
Premièrement – Normalisez. Révisez chaque tâche que vous faites régulièrement. Passez tout en revue – les demandes de services et les courriels auxquels vous répondez, les demandes que vous envoyez pour différentes raisons, les contrats, la facturation, etc. Maintenant, normalisez tous ces items. Créez des modèles, des formulaires et des processus pour tout ce que vous pouvez pour que lorsque vous aurez à exécuter une tâche particulière, ce soit aussi simple que de copier-coller ou de remplir un document existant plutôt que de réinventer la roue à chaque fois. Essayez de créer un document de référence avec les formules que vous utilisez régulièrement dans vos messages. Quelle économie de temps!
Deuxièmement— Organisez. Prenez du temps, quelques heures, un après-midi, peu importe le temps dont vous avez besoin pour mettre de l’ordre dans votre bureau ou votre espace de travail. Faites le ménage et organisez votre espace afin que chaque chose soit à sa place et facilement accessible lorsque vous en aurez besoin. Assurez-vous également que votre équipement soit en bon état en tout temps. Rien n’est plus frustrant que de manquer de papier ou d’encre dans son imprimante quand on a besoin d’imprimer un document important; ou d’avoir un téléphone qui vous lâche une minute avant le début d’une réunion téléphonique.
Vous souvenez-vous lorsqu’être multitâches était une bonne chose? Maintenant, il semble que ce ne soit pas aussi efficace qu’on le croit! Ça peut être utile dans certaines situations, mais ça peut aussi vous ralentir au cours d’une journée. Combien de fois avez-vous commencé un projet, puis vous voyez un courriel entrer alors vous vérifiez de quoi il s’agit? Et si c’est une requête qui demande peu de temps, vous répondez, et revenez à votre projet. Quelques minutes plus tard, un statut Facebook ou un Tweet apparait et vous arrêtez pour le lire et répondre. OK, de retour au projet. Et ce scénario se répète plusieurs fois dans la journée. Alors qu’arrive-t-il à la fin de la journée? Votre projet n’est pas encore terminé et vous ne vous rappelez pas ce que vous avez fait pendant tout ce temps!
Enfin, la troisième étape – Priorisez. Notez toutes les tâches et les projets que vous avez pour chaque jour. Prévoyez du temps pour les médias sociaux, les courriels et les messages vocaux. Maintenant, priorisez vos tâches dans votre horaire en prévoyant le temps que vous consacrerez à chacune, et focalisez sur une tâche à la fois jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Ne vérifiez les réseaux sociaux, les courriels et la boîte vocale qu’au moment où vous l’avez indiqué. Faites cette étape à chaque matin pour bien lancer votre journée.
Il s’agit d’une nouvelle habitude à prendre, alors engagez-vous à le faire jusqu’à ce que ça devienne votre façon habituelle de travailler. Si vous le faites, vous cocherez de plus en plus de tâches sur votre liste à la fin de la journée, et vous aurez un sentiment d’accomplissement et de travail bien fait. Rappelez-vous : normalisez, organisez et priorisez!
