Petit mot avant de commencer
Je ne suis pas avocate.
Le contenu de cet article est partagé à titre informatif et vise à t’offrir des repères généraux pour mieux comprendre certains éléments liés aux contrats.
Chaque situation étant unique, ces informations ne remplacent pas un avis juridique adapté à ta réalité.
Si tu as des questions précises ou si tu veux sécuriser un contrat, le mieux reste de consulter une avocate ou un avocat.
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C’est important que tes clients signent un contrat avant de commencer à travailler avec toi.
Un contrat te distingue des autres adjointes virtuelles : il détaille ce que tu vas faire pour tes clients, combien cela va leur coûter, comment ils peuvent collaborer avec toi et comment mettre fin à cette collaboration.
Les AV professionnelles… oui, celles qui sont vraiment excellentes, utilisent des contrats.
Le mieux, bien sûr, c’est de consulter un·e avocat·e qui pourra le rédiger pour toi et s’assurer que tout est en règle.
Si tu préfères le faire toi-même, faute d’avoir les moyens de te payer ce service, les conseils suivants pourront t’aider en attendant.
Un bon contrat inclut les éléments de base (les coordonnées du client et les tiennes), mais il y a aussi d’autres aspects essentiels à ne pas oublier. Je vais les partager avec toi dans ce texte.
Mettre des dates dans un contrat : c’est nécessaire ou pas ?
Certaines AV pensent qu’il faut absolument inclure une durée limitée avec des dates fixes dans un contrat.
Personnellement, je ne le faisais jamais et je ne le recommande pas, sauf si tu travailles sur un projet spécifique avec un début et une fin.
Ça peut sembler être une sécurité pour toi, mais ça peut aussi effrayer le client si tu lui demandes un engagement rigide.
Je préfère un contrat ouvert et évolutif que tu peux ajuster à des moments précis (par exemple, chaque année).
Que devrait contenir ton contrat (entente de services) d’adjointe virtuelle ?
Étendue des services
C’est la partie où tu expliques en détail ce que tu feras pour ton client.
Évite les descriptions vagues comme « soutien administratif ». Nomme les tâches précises et leur fréquence. Par exemple, si tu écris « service client », qu’est-ce que cela implique exactement ? Décris-le en quelques mots.
Liste toutes les tâches ou livrables que tu offriras. Ajoute aussi une clause pour indiquer que tu peux effectuer d’autres tâches convenues entre vous. Cela te permettra d’ajuster ton contrat au fil du temps.
Communication
C’est crucial d’établir des limites claires sur la communication avec tes clients. Sinon, ils pourraient te traiter comme une employée.
- Comment doivent-ils communiquer avec toi ?
- Comment coordonnes-tu le travail à réaliser ?
- À quelle fréquence réponds-tu ?
- Combien de temps à l’avance ont-ils besoin de te prévenir ?
Dans mon cas, j’organisais des réunions hebdomadaires de production, puis le reste des échanges se faisait par courriel. Cette organisation était indiquée dans mes contrats.
Horaires
Ton contrat doit préciser les informations liées à ton emploi du temps:
- Quand commence le contrat ?
- Combien de temps le client peut-il attendre de toi chaque semaine ?
- Quelles sont tes heures de travail ? Quand es-tu indisponible ?
- Combien de préavis donnes-tu avant de prendre des congés ?
Ces détails permettent de clarifier les attentes dès le départ.
Conditions de paiement
C’est l’un des éléments les plus importants de ton contrat. Les clients veulent savoir ce que tu peux faire pour eux et combien cela leur coûtera.
- Quand et comment doivent-ils te payer ?
- Que se passe-t-il en cas de retard de paiement ?
- Que fais-tu si le client dépasse son budget alloué (banque d’heures) ou, au contraire, n’utilise pas tout le temps prévu ? Indique clairement si tu reportes les heures (et pendant combien de temps) ou si elles sont perdues.
Je te conseille fortement de demander un paiement anticipé ou en prépaiement pour tes services. Cela te protège et simplifie les choses.
Confidentialité
Inclure une clause de confidentialité dans ton contrat montre à tes clients que tu protégeras leurs informations. Tu peux préciser que:
- Tu ne divulgueras pas leurs données à des tiers.
- Tu gères de manière sécurisée les accès à leurs fichiers ou mots de passe.
Cela remplace souvent un NDA (accord de non-divulgation). Si un client te demande de signer un NDA, c’est tout à fait acceptable.
Cependant, méfie-toi des clauses de non-concurrence. En général, elles ne sont pas nécessaires pour les AV et peuvent limiter ton activité. Ton entreprise reste la tienne.
Clause de dissolution
Cette clause explique comment mettre fin au contrat. Deux aspects sont importants:
- Que se passe-t-il si l’une des parties souhaite arrêter dans les 30 premiers jours ? Cela donne à chacun une porte de sortie rapide.
- Comment mettre fin au contrat après cette période ? Mes contrats incluaient une clause précisant qu’un préavis écrit de 30 jours suffisait pour mettre fin à l’accord.
Ne crains pas qu’un client te quitte. Si vous travaillez bien ensemble, il restera. Cette clause protège les deux parties et te donne le temps de trouver un autre client si besoin.
N’oublie pas de réviser ton contrat au moins une fois par an ou chaque fois que l’étendue de ton travail change de manière significative.
Besoin d’aide ?
C’est exactement le type de soutien que j’offre aux AV.
En tant que coach, je t’aide à structurer ton entreprise, résoudre tes problématiques spécifiques et atteindre tes objectifs. Ensemble, nous travaillerons sur les défis uniques de ton entreprise pour te permettre de la développer et de vivre le style de vie dont tu rêves.
J’ai aidé des centaines d’adjointes virtuelles à réussir. Je serai ravie de t’aider aussi.
J’inclus un modèle dans la trousse de bienvenue incluse dans la formation Deviens la Boss pour celles qui veulent un programme étape par étape, et dans le kit Les Indispensables pour l’adjointe virtuelle qui est déjà lancée et qui veut se procurer différents outils essentiels.
